Wie lässt sich ein kleiner Betrieb für die ersten Aufträge organisieren?

Das Wichtigste auf einen Blick

Diese Bausteine gehören in den Plan

Das KfW-Formular Geschäftskonzept/Businessplan (Stand 09/2025) fragt nach Mitarbeitern, Qualifikationen und Zeiträumen sowie nach Materialien, Maschinen und eingekauften Teilleistungen (Geschäftskonzept und Businessplan der KfW). In der Anlaufphase sind Sie selbst der Betrieb. Notieren Sie je Materialposition Einkaufspreis, Lieferzeit und den Auslöser der Bestellung.

Tragen Sie auch ein, welches Wissen bei wem liegt. Die INQA empfiehlt dafür die Spalten Name, Aufgabe, Kernwissen, Stand der Dokumentation und Risiko. Erfahrungswissen, das nur durch persönliches Zeigen weitergegeben wird, markieren Sie als offenen Punkt.

Beispiel: Betriebsplan für den ersten Auftrag

Das folgende Beispiel ist eine Beispielrechnung. Ein Einzelunternehmer fertigt fünf Regale und montiert sie beim Kunden. Alle Beträge sind Nettobeträge.

Vom Auftragseingang bis zum Zahlungseingang

Weisen Sie jedem Schritt eine verantwortliche Person zu. Planen Sie zusätzlich Zeit für Angebot, Rüsten, Nacharbeit und Verwaltung ein, die Sie nicht abrechnen können. Sonst kalkuliert der Plan zu knapp.

Kennzahlen ab dem ersten Auftrag

Die IHK Frankfurt hält fest, dass die Liquidität gewährleistet ist, wenn den Ausgaben zu jedem Zeitpunkt ausreichende Einnahmen, Reserven oder ein Kreditrahmen gegenüberstehen (Liquiditätsplanung der IHK Frankfurt). Deshalb werden Rechnungsdatum und Leistungszeitraum getrennt notiert.

Ein Rechenbeispiel: Der Auftrag bringt 1.320 Euro Nettoumsatz. Material kostet 480 Euro, die Fremdleistung 180 Euro, der Deckungsbeitrag liegt damit bei 660 Euro. Die Anzahlung von 396 Euro deckt die Materialrechnung nicht; erst die Restzahlung von 924 Euro, die 14 Tage nach Rechnungsdatum eingeht, bringt den Auftrag ins Plus.

Legen Sie den Auftrag in drei Varianten an: zwei, fünf und acht Regale. Bei zwei Regalen sinkt der Nettoumsatz auf rund 528 Euro, während Rüstzeit und Büroarbeit gleich bleiben.

Büro, Werkstatt und einfache Werkzeuge

Trennkriterium ist der Ort: Büroschritte brauchen Unterlagen, Rechner und Netzzugang, Ausführungsschritte brauchen Material, Werkzeug und Schutzausrüstung. Im Wochenplan steht Montagvormittag für Angebote und Bestellungen, Freitagnachmittag für Rechnungen und Zahlungskontrolle.

Für die Verwaltung reichen drei Werkzeuge: eine Tabellenkalkulation wie LibreOffice Calc für Auftragsliste und Liquiditätsübersicht, ein Ordner je Auftrag mit Angebot, Bestellung und Abnahmeprotokoll sowie eine Buchhaltungssoftware wie Lexware Office oder sevdesk für Rechnungen und Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Häufige Fragen

Wie trenne ich Umsatz und Zahlungseingang?

Umsatz entsteht mit der Leistung, der Zahlungseingang erst bei Geldeingang. Notieren Sie Leistungszeitraum, Rechnungsdatum und Zahlungsziel getrennt und prüfen Sie, ob die Ausgaben bis dahin gedeckt sind.

Welche Kennzahlen erfasse ich ab dem ersten Auftrag?

Nettoumsatz, direkt zurechenbare Material- und Fremdkosten, Deckungsbeitrag und Zahlungsmittelbestand am Monatsende. Tragen Sie geplanten und tatsächlichen Zahlungseingang je Auftrag in dieselbe Tabelle ein.

Wann ist der erste Auftrag realistisch geplant?

Wenn Sie drei Auslastungsvarianten gebildet und die nicht abrechenbaren Stunden eingeplant haben. Die IHK Region Stuttgart weist darauf hin, dass die Absatzmenge eine Schätzung bleibt, weil der Kunde entscheidet (Nachfrage- und Umsatzplanung der IHK Region Stuttgart).

Nach welchem Rhythmus passe ich den Plan an?

Nach jedem dritten Auftrag oder am Monatsende. Notieren Sie Abweichungen bei Zeiten und Materialkosten mit Datum und Ursache und prüfen Sie, ob die Wissenstabelle noch stimmt.